2016《會計檔案管理辦法》修訂，——這些新規定要知道

日期 :[2016年01月05] 編輯 : 邦誠財稅 【糾錯】 瀏覽次數 4304

《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號）日前發布，并自2016年1月1日起施行。國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織管理會計檔案適用本辦法。

一、4類會計檔案要歸檔

會計檔案是指單位在進行會計核算過程中接受或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。下列會計資料應當進行歸檔：

1、會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2、會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；

3、財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

4、其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

二、符合條件可只建電子檔案

同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

1、形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

2、使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

3、使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；

4、采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

5、建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

三、出納人員不得兼管會計檔案

《辦法》第十條規定，單位的會計機構或會計人員所屬機構按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定且出納人員不得兼管會計檔案。

四、會計檔案保管期限分為兩類

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。企業和其他組織會計檔案需要定期保管的主要有：

1、原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿、會計檔案移交清冊，保管期限為30年。

2、月度、季度、半年度財務會計報告；銀行存款余額調節表；銀行對賬單；納稅申報表，保管期限為10年。

五、會計檔案要按程序銷毀

單位應當定期對已保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀；

1、單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

2、單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、

3、單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

六、單位分立合并會計檔案的管理

1、單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其他業務相關的會計檔案。

2、單位分立后原單位解散的，其會計檔應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

3、單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交易手續。

4、單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。

七、單位間交接會計檔案的規定

1、單位只建交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

2、交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人在負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

3、電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

八、《會計檔案管理辦法》如何執行

<辦法>自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發布的<會計檔案管理辦法>（財會字[1998]32號）同時廢止。

1、預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法

。

2、不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。

3、各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局、國務院各業務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。

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