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收藏！關于費用報銷的學問，報銷費用時，如何科學合理地審批呢？
日期 :[2016年06月05] 編輯 : 邦誠財稅 【糾錯】 瀏覽次數 4579
費用報銷是會計人員日常處理最多的事務，因為規范性強、重復度高、操作難度小，因而財務領導對此多不重視。有沒有想過呢，費用報銷占到了會計憑證量的70%以上，但凡會計能把費用報銷做規范了，基礎賬務工作的質量很大程度就可放心了。
費用報銷工作如同一面鏡子，可以照見公司管理的方方面面。簽字流程與權簽額度體現了公司的內控水平；發票審核與費用歸屬可折射稅控風險意識；有無公款私用、貪污浪費可甄別高管的廉政程度；費用動向則能透視公司運作效能。
一、重點關注費用報銷的涉稅風險
費用報銷時應重點關注發票合規性、費用歸集、簽字手續、預算等事項。其中，潛在的稅務風險點包括：
①發票審核不嚴，導致假票、廢票入賬，少交所得稅；
②將薪酬類支出當作費用處理，如出差補貼，少交個稅；
③將不能全額在稅前扣除的費用計入其他科目，如將旅游費計入差旅費，少交所得稅；
④將贈送行為當做費用報銷，如購禮品用于客戶維護，少交增值稅、個稅、所得稅。
為了降低涉稅風險，費用報銷需做到四統一，即會計分錄、憑證摘要、審批單據、發票應保持一致。這樣做一方面是為了讓會計做賬規范，另一方面是為了規避稅務風險。許多企業的費用報銷瑕疵多多，有替票現象，也有套現現象，還有替薪現象，這給財務留下諸多隱患。不管怎樣，會計人員應秉持一點：費用報銷，以發票記錄為準，只認發票上的列示。
二、審批簽字如何規范
員工報銷費用時，都需要哪些人簽字呢？中等規模的企業簽字流程一般為部門經理、財務部、財務總監、主管副總。如果公司沒有下發費用預算，一般還需總經理簽字。部門經理簽字作用是證明業務屬實，財務部簽字目的是審核發票與金額、核定預算，財務總監簽字是為了知曉資金流向，副總或總經理簽字是審批同意資金支出。
各級領導進行費用報銷權簽時，等于是為公司資金的支出把關。如何杜絕一些領導不作為、亂作為呢？不妨借鑒一下華為的做法。華為高管余某因在費用報銷審核中未認真履責，華為決定停止其費用報銷權簽權力三年，本人承擔連帶賠償責任。三年內如需恢復權簽，須由個人聘請外部審計師對其停止權簽權力之前三年的權簽行為進行審計，審計中發現的違規金額及審計費用由其本人承擔后，方可恢復費用報銷財務權簽權力。
三、發票的學問有很多
千萬不要相信市面上兜售的保真發票。小廣告以只要稅點絕對保真為噱頭，極易騙得企業上當。上當的內因當然是購票者的私念，或想規避個稅，或想套取公司資金。外因則是“發票商”拋出了可驗收后收費的誘餌。這時要多個心眼了，查驗發票還真可能是真的。伎倆在后面，當你付清稅點后，開票方會申請將這張發票作廢。
實際上，假發票很少是善意取得的。一部分是企業以費用報銷方式發放工資、獎金，一部分是公司給客戶的回扣、返點，假發票是找來沖賬的。如果個稅起征點仍這么低，第一部分假發票將持久存在。如果中國的商業環境還這么差，“好處費”就不會絕跡，第二部分假發票市場也不會淡出。假發票的背后透著無奈！
另外，審核發票時要特別留意發票的蓋章，注意有沒有以下常見的錯誤：
①以蓋財務專用章代替蓋發票專用章；
②同時蓋財務專用章和發票專用章；
③發票抬頭錯了，修改抬頭后，在修改處蓋發票專用章；
④蓋的發票專用章看不清晰；
⑤發現發票專用章后不清晰，重新蓋一次；
⑥蓋舊版的發票專用章，或同時蓋新版、舊版發票專用章。有這些問題的發票都是廢票。
企業的確會有許多費用支出不能獲取得發票，沒有發票能否報銷？這個問題涉及兩個層面：第一，費用發生了且能提供證據證明的，可以報銷，但不得在所得稅前扣除；先別罵這是廢話，再看第二種情況。不能提供費用真實發生的證明時，除了不能在所得稅前扣除，還有呢；如果是內部員工報銷，報銷款并入薪酬計個稅，如果給外部人士報銷，視同贈送計個稅。
會計人員切勿為公司找發票平賬。很多公司因種種原因會計賬面留有大量的“其他應收款”，這些名義上的資產實質是沒有取得發票的費用。如果會計人員想把公司的賬做實，應要求借款人盡快拿票報銷；借款人離職且無接替人的，按規定計提壞賬準備即可，沒有必要且不應該越俎代庖自己去搞發票平賬。
四、怎么管好高管的費用報銷
要想管好國企高管的職務消費，建議重點監控招待費、會議費、培訓費、差旅費、辦公用品費等科目，這些科目是所謂的職務消費的重災區。最好做到公示高管費用報銷，全員監督。注意厘清高管假借下屬名義報銷的費用。高管在分子公司有兼職的，還需把審計延伸到分子公司，這里的“故事”很可能比總部還精彩。
在費用審批時，高管報銷費用一般只需財務總監和總經理審批。只要不太出格，礙于面子，財務總監和總經理都會簽字。這么一來，高管的職務消費等于沒了監控。
怎么改進？公司可在監督方法上多想辦法。譬如，華為的內審可以監督任正非得費用報銷。任總一次去日本出差，報銷差旅費時，把住酒店時的洗衣費也計算在內了。華為的差旅費報銷制度中是不允許員工報銷此類費用的，當內審發現這筆不當報銷后，將之寫到了審計意見中。任總為此做了自我批評。做法或許偏執，意義發人深省。
高管費用全員公示也是可行的辦法。有個公司做法很獨到，財務把每位高管的費用羅列出來，按高低排序，全員公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都“榮登”榜首呢，于是能不報銷就不報銷了。
五、財務應把工作做在前面
每當業務人員拿著一摞發票到財務部，總會被會計人員摘出不合規的報銷內容，這時我仿佛聽到了一個憤恨的聲音，不就是個記賬的嗎，牛什么啊？雖然這個聲音很少會高分貝的呈現，壓在心底卻更易讓財務與業務變得冷漠與對立。要打破這種隔閡，除了制度先行，財務人員還應主動走出去，用培訓的方式把自己的要求告訴業務人員。
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